Wiele organizacji (banki, przedsiębiorstw produkcyjne i handlowe, szkoły, urzędy, itp.) pracuje głownie w trybie procesów, wykonując na co dzień rutynowe operacje. Operacje te (procesy) są doskonalone (optymalizowane) w sposób ewolucyjny i stosunkowo nieczęsto wymagają zasadniczych zmian, a jeśli takie zmiany są konieczne, to wymagają właśnie podjęcia przedsięwzięć o charakterze projektów. Przedsięwzięcia projektowe wykonywane są nie tylko dla doskonalenia istniejących procesów, ale często uruchamiają zupełnie nowe, nieistniejące dotąd procesy i produkty.
Organizacje zorientowane na projekty (instytuty badawcze i naukowe, przedsiębiorstwa budowlane i deweloperskie, zespoły filmowe, agencje promocji i reklamy, itp.) wykonują najczęściej niepowtarzalne i ograniczone w czasie przedsięwzięcia – projekty.
Porównanie zasadniczych cech obu rodzajów działalności zestawiono poniżej:
Projektem określa się:
działanie, w którym zasoby ludzkie, materialne i finansowe są zorganizowane w nowy sposób, aby przedsięwziąć unikalną pracę, o dokładnie sprecyzowanym zakresie, kosztach i terminie, osiągając w ten sposób ilościowo i jakościowo określone cele.
Projekt można zdefiniować prościej jako:
określone w czasie działanie podejmowane w celu stworzenia niepowtarzalnego wyrobu w szerokim rozumieniu tego pojęcia.
Osadzenie projektu w czasie oznacza ściśle zdefiniowany początek oraz koniec projektu.
Określony czas trwania oznacza, że projekt kończy się, gdy zostanie osiągnięty jego cel lub gdy okaże się, że osiągnięcie celu nie jest możliwe. Niepowtarzalność wyrobu oznacza, że różni się on conajmniej w jednym wymiarze od wszystkich pozostałych wyrobów lub usług.
Konkurencyjność współczesnego rynku wymaga nieustannego doskonalenia działań i adaptacji do zmieniających się warunków i wymagań. Rosnąca dynamika współczesnych organizacji oznacza w praktyce konieczność realizacji większej, niż w przeszłości, liczby projektów. Do niedawna profesjonalne zarządzanie dotyczyło prawie wyłącznie projektów dużej skali, zarządzanych przez doświadczonych menedżerów i wyspecjalizowane organizacje.
Obecnie projekty takie są jeszcze większe (nawet o skali globalnej), ale pojawiła się ponadto wielka liczba małych i średnich projektów, często silnie uwikłanych wzajemnie np. przez wykorzystywanie wspólnych, silnie ograniczonych i rozproszonych terytorialnie zasobów. Projekty te zarządzane są często z konieczności przez niedoświadczonych menedżerów, co powoduje wiele niepowodzeń. Taki stan rzeczy uzasadnia rosnące zainteresowanie specyficzną dyscypliną jaką jest ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI (ZP), zajmującą się skutecznymi procedurami zarządzania, minimalizującymi ryzyko niepowodzenia projektów.
Zarządzanie projektami wykorzystuje ogólne zasady zarządzania, stosowane w wielu wzajemnie powiązanych obszarach. W klasycznym ujęciu wyróżnia się następujące elementy ZP:
| ZARZĄDZANIE INTEGRACJĄ PROJEKTU, | ZARZĄDZANIE ZAKRESEM PROJEKTU | ZARZĄDZANIE CZASEM PROJEKTU, |
| ZARZĄDZANIE KOSZTAMI PROJEKTU, | ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ PROJEKTU, | ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI PROJEKTU, |
| ZARZĄDZANIE KOMUNIKACJĄ PROJEKTU, | ZARZĄDZANIE RYZYKIEM PROJEKTU, | ZARZĄDZANIE KONTRAKTEM PROJEKTU. |
Zarządzanie związane jest nierozłącznie z podejmowaniem decyzji. Decyzje podejmuje się w różnych warunkach, zależnych między innymi od charakteru dostępnych przesłanek. Ze względu na rodzaj dostępnych informacji, przesłanki mogą mieć charakter:
· deterministyczny– decyzje podejmowane są w warunkach pewności, gdy dysponujemy wszystkimi istotnymi informacjami,
· niedeterministyczny, decyzje podejmowane są w warunkach niepewności:
w szerokim sensie, gdy nie wiemy nic przyszłych stanach systemu i otoczenia,
w węższym sensie, gdy możemy ocenić prawdopodobieństwo wystąpienia różnych zdarzeń.
Podejmowanie decyzji w warunkach niedeterministycznych jest szczególnie kłopotliwe i wymaga właściwego, odpowiedzialnego podejścia. Zarządzanie ryzykiem dotyczy właśnie niedeterministycznej części projektu (zwłaszcza decyzji o podłożu niedeterministycznym w węższym sensie), czyli takich niepewności związanych z realizacją projektów, które można oszacować.
W niniejszej serii przedstawimy podstawowe zagadnienia zarządzania ryzykiem (ZR).