Pierwszym etapem na ścieżce pomocy polskim przedsiębiorstwom jest zdobycie autoryzacji. Nie w każdym z programów pomocowych jest to wymagane. W wielu z nich dostawca nie musi spełniać w zasadzie żadnych warunków wstępnych. Firma Varico® jednak zdecydowała się uczestniczyć w programie „Innowacje i technologie dla rozwoju przedsiębiorstw” w ramach specjalności: wdrożenie pozyskanych i własnych technologii. Klient tego programu aby skorzystać z dotacji wynoszącej do 60% kosztu wdrożenia musi podpisać umowę z firmą akredytowaną przez PARP.
Zdobycie tej akredytacji przez Varico® było możliwe dzięki dużemu doświadczeniu (prawie 15 lat działalności na rynku informatycznym) oraz spełnianiu norm jakościowych (Certyfikat ISO 9001 od 2000 roku). Varico® uzyskało akredytację już w grudniu 2002 roku.
Rozpoznanie dokumentów
Pierwszą sprawą, z którą spotyka się klient programu PHARE są dokumenty niezbędne do uzyskania dotacji. Pierwsze wrażenie jest prawie zawsze podobne – stos papierów i zbędna biurokracja. W praktyce trzeba sobie jednak zdawać sprawę z tego, że PARP udziela dotacji (w zasadzie darowizny) tylko na podstawie przedstawionych dokumentów. Nie ma się co dziwić, że są one rozbudowane i wymuszają pewien schemat myślenia. Po głębszym zapoznaniu z dokumentacją widać, że odpowiedzi na wiele pytań są niezbędne do powodzenia przedsięwzięcia. Przedsiębiorca inwestuje co najmniej 40% własnych środków i powinien wiedzieć czym projekt się zakończy, na jakie rezultaty liczy i jak przebiegać będzie wdrożenie. W polskiej rzeczywistości często jednak myślenie o celu własnego działania nie jest powszechne.
Tworzenie specyfikacji wymagań i negocjacje
Pierwszym etapem prac (jeszcze przed podpisaniem umowy) jest szczegółowe spisanie potrzeb. Fachowo nazywa się to specyfikacją wymagań. W toku kilku rozmów i wymiany informacji (np. pocztą elektroniczną) dopracowuje się dokument, który posłuży do wyceny wdrożenia. Ten etap pozwala obu stronom zorientować się we wzajemnych oczekiwaniach. Powinno się także wykluczyć takie przykre niespodzianki jak na przykład to, że dostawca nie jest w stanie wdrożyć jakiejś funkcji systemu informacyjnego (w zasadzie informatycznego) gdyż system ten po prostu tej funkcji nie posiada. Na etapie specyfikacji wymagań zaangażowanie ze strony klienta powinno być duże i czasami kosztuje to wiele godzin rozmów oraz uzgodnień. Dobrze wykonana praca na tym etapie to jednak solidny fundament do dalszej współpracy. Znając potrzeby swojego klienta dostawca przedstawia ofertę z podaniem wyceny i terminu realizacji. Cała sztuka w tym aby szybko przejść od fazy oferty do podpisania umowy gdyż w praktyce terminy są bardzo napięte. Negocjacje zatem muszą być szybko zakończone.
Wypełnianie wniosków
Po zakończeniu negocjacji obie strony wiedzą na czym stoją. Teraz pora na wypełnienie wniosków i podpisanie umów. Dość często zdarza się, że nie wszystkie prace podlegają dotacji np. w ramach programu „Innowacje i technologie dla rozwoju przedsiębiorstw” dotacji nie podlega zakup sprzętu i licencji na oprogramowanie. Można jednak ubiegać się o dotację na wdrożenia (dostosowanie do specyfiki firmy, instalacja, konfiguracja) i szkolenia. Rodzi to automatycznie konieczność rozdzielenia prac na kilka umów. Przedsiębiorcy często podpisują umowy warunkowe, w taki sposób, że realizacja będzie możliwa tylko pod warunkiem uzyskania dotacji. Stąd obu stronom bardzo zależy aby wniosek był poprawnie wypełniony. Wnioski można składać nawet ostatniego dnia (do podanego terminu) gdyż wcześniejsze ich złożenie nie daje żadnych preferencji składającemu.
Nerwowe czekanie
Po złożeniu wniosku PARP ma z reguły 38 dni (kalendarzowych) na wydanie decyzji. Możliwe są 3 warianty. Brak rozpatrzenia wniosku z przyczyn formalnych (nie zdarza się często), odrzucenie wniosku na skutek nie spełnienia wymagań (np. brak autoryzacji wykonawcy) i to do czego wszyscy dążą czyli przyjęcie wniosku i przyznanie dotacji. Nie w każdym jednak przypadku przyznawana jest dotacja maksymalna w wysokości 60% sumy wdrożenia.
Zgoda i realizacja
Czasami jednak uzyskanie informacji o udzielonej bądź nie dotacji jest trudne. Z powodu wielu złożonych wniosków (liczby idą w dziesiątki tysięcy) PARP ma problemy techniczne z wydaniem decyzji na piśmie w deklarowanym terminie. Niby nie powinno, ale jednak się zdarza. Stąd warto zapisać wszystkie szczegóły (numery referencyjne) wniosku tak aby można uzyskać szybko informację przynajmniej przez telefon. Zgoda na piśmie jest równie ważna, ale często nie warto na nią czekać z rozpoczęciem prac wdrożeniowych. W toku wdrożenia często także robi się także projekt czyli spisanie wszystkich rozwiązań wymienionych w specyfikacji wymagań. Projekt powinny zatwierdzić obie strony tak aby nie było wątpliwości już po realizacji prac. Po tych etapach klientowi pozostaje już tylko czekać aż wykonawca wywiąże się z umowy. Potem należy z pożytkiem dla własnego przedsiębiorstwa wykorzystać nowoczesne technologie informacyjne.